ESG Privacy Statement

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

Bedoeling is dat de privacy van de burgers beschermd wordt. Er is toestemming nodig voor gebruik van gegevens. Deze toestemming kan ingetrokken worden; er kan ook gevraagd worden deze gegevens te verwijderen. Hierbij dient altijd de wens afgewogen te worden tegen het belang van de organisatie om gegevens te gebruiken en te bewaren.

Ook het Emmer Schaakgenootschap moet opschrijven welke gegevens verwerkt worden en met welk doel.

Van ons vereist dit enkele acties voor 25 mei. De belangrijkste acties gaan over het verwerken van de NAW gegevens van de leden en de toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s, filmpjes) op de website en sociale media.

Wat dienen wij in elk geval te doen?

• Privacy statement opstellen. Hierin staat welke gegevens er verwerkt worden en waarom.
• Aanmeldformulier nieuwe leden maken met daarin expliciete vraag om toestemming voor gebruik gegevens en beeldmateriaal.
• Alle bestaande leden nog eens expliciet om toestemming vragen voor gebruik gegevens en beeldmateriaal.

De KNSB heeft om ons op weg te helpen, een concept ‘privacy statement’ en een aanmeldformulier lidmaatschap gemaakt waarvan wij dankbaar gebruik hebben gemaakt.

Verder wijzen we u nog op de website met uitgebreide informatie over deze nieuwe wet: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg

Wij zullen alles in het werk stellen om de gegevens en privacy van alle leden te beschermen. Om jeugdleden extra te beschermen is het gebruik voor beeldmateriaal voor de website en social media voor jeugdleden in twee afzonderlijke delen gesplitst. De documenten die hierop betrekking hebben zullen ook op onze website vermeld worden als wel  in de clubkast ter inzage komen te liggen.

Maar ook u, als gewoon lid van het ESG kunt er aan bijdragen om de gegevensbescherming en vooral de privacy van de leden te waarborgen. Zo zal het plaatsen van foto’s van (jeugd)leden op diverse sites en social media niet altijd mogelijk zijn. Zij, die op die foto (‘s) staan afgebeeld moeten wel hun toestemming hebben gegeven om die beelden te mogen plaatsen. Zelfs kan er dan nog een verschil bestaan tussen plaatsen op onze website of andere sites zoals Face Book, Instagram of  b.v. Flickr.

Ook zullen wij heel vertrouwelijk moeten omgaan met onze persoonsgegevens. Het gebruik van e-mail adressen is daar een onderdeel van. Bij mailing naar meerdere leden is dan gewenst om die adressen in Bcc te plaatsen, zodat deze dan niet voor anderen zichtbaar zijn. Vooral de wedstrijdleiders, secretaris en penningmeester zullen gebruik maken van persoonsgegevens.

Alle leden van het ESG (of ouders/voogd van jeugdleden) dienen de Privacy Statement aanmeldformulier in te vullen en te ondertekenen. Deze formulieren zullen worden beheerd door de secretaris en zal inhoudelijk bekend zijn bij de ledenadministrateur.